Daftar 8 Divisi Panitia Organisasi Mahasiswa serta Tugas dan Jobdesknya yang Wajib Diketahui

Oleh Heri MS Februari 10, 2023

Menyelenggarakan sebuah acara maupun kegiatan adalah hal lumrah bagi kita semua, tak terkecuali organisasi mahasiswa (ormawa). Setiap akan melakukan sebuah acara, perlu dirancang dan disiapkan.

Dari mulai siapa saja susunan panitianya, konsep acaranya, waktunya, tempatnya, audiens dan pesertanya, sampai dengan mengatur anggaran dana yang akan digelontorkan. Itu semua harus dipersiapkan dengan baik dan diatur timeline step by step rangkaian kegiatannya.

Ketika akan menentukan sebuah panitia, tentunya harus mengetahui terlebih dahulu ada kepanitian apa saja sih yang ada di organisasi mahasiswa di Indonesia? Baru setelah itu, anda selaku ketua pelaksana panitia acara bisa melakukan oprec atau open recruitment. Inilah Daftar 10 Divisi Panitia Organisasi Mahasiswa serta Tugas dan Jobdesknya yang Perlu Diketahui sebagai berikut:

1. Divisi Acara dan Dekorasi

Divisi Acara (DIVRASI) ini bertugas mengurus rangkaian acara. Divisi ini kerap dianggap paling sibuk mulai dari tahap persiapan sampai pelaksanaan, harus memastikan acara berjalan sesuai dengan rencana dan konsep yang telah ditentukan.

Jadi secara keseluruhan, divisi acara membuat konsep acara secara detail sampai mengatur berjalannya acara.

Adapun tugas dan jobdesk divisi acara adalah:

Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik
Mendesain dekorasi tempat acara yang akan diselenggarakan
Berkoordinasi dengan divisi logistik dalam menyusun daftar perlengkapan (barang) yang dibutuhkan
Mengundang narasumber yang biasanya mengisi acara
Mengkoordinir dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara berlangsung
Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan event tersebut, termasuk kepada anggota panitia
Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia, sebagai pemimpin utama dalam kepanitian
Divisi acara dipimpin oleh seorang pemimpin divisi yang berfungsi mengoordinir anggota divisi acara

2. Divisi Humas

Divisi maupun Departemen Hubungan Masyarakat (HUMAS) memiliki tujuan sebagai divisi yang memiliki peranan penting untuk menghubungkan antara panitia dengan mahasiswa umum ataupun pihak eksternal (dosen, rekrorat, masyarakat, perusahaan dan sebagainya) dalam mengurusi berbagai hal.

Adapun tugas dan jobdesk Humas adalah:

berkoordinasi secara langsung dengan pimpinan-pimpinan organisasi maupun lembaga lain dan pihak eksternal sesuai arahan dan perintah ketua panitia
berkoordinasi dengan narasumber untuk mem-follow-up kembali
membantu ketua, sekretaris dan bendahara mengurus ataupun mengantarkan administrasi perizinan dan sebagainya ke rektorat, termasuk follow-up kembali

3. Divisi Pubdok

Selanjutya adalah Divisi Publikasi dan Dokumentasi (PUBDOK). Divisi ini membuat konsep publikasi dan dokumentasi kegiatan. Sehingga acara yang direncanakan dapat diketahui dengan baik oleh khalayak umum. Divisi ini sangat diperlukan untuk sosialisasi dan promosi kegiatan kepada masyarakat umum.

Adapun tugas divisi Pubdekdok adalah sebagai berikut:

Membuat konsep dan media publikasi acara. Contohnya membuat poster, undangan, brosur, banner, baliho, video, mendesain katalog dan sebagainya.
Membantu bagian dalam kepanitiaan yang mengurusi administrasi dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan
Membuat daftar kebutuhan dan anggaran terkait dengan publikasi dan promosi acara

4. Divisi Logistik

Divisi Logisitik (DIVLOG) atau bisa disebut juga Divisi Perlengkapan (DIVPER) menyediakan semua perlengkapan barang dan sebagainya yang dibutuhkan selama acara dari awal sampai akhir.

Dengan berkoordinasi dengan divisi lain, divisi perlengkapan menghimpun semua perlengkapan atau peralatan yang diperlukan setiap divisi. Kemudian divisi ini memastikan ketersediaan perlengkapan seperti tempat acara, kursi acara, panggung bila ada, sampai sound system.

Adapun tugas dan jobdesk divisi logisitik adalah:

Merencanakan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
Mendata semua perlengkapan yang dibutuhkan dan mengupayakan pengadaannya
Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam hal peminjaman dan penyewaan peralatan.
Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembalian perlengkapan acara
Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan acara

5. Divisi Konsumsi

Tak kalah penting dengan divisi lainnya nih, Divisi Konsumsi (DIVSI) menjamin logistik kebutuhan pangan yang diperlukan oleh semua anggota kepanitian dan peserta acara.

Divisi ini yang menyiapkan menu makanan sampai cemilan serta menjadwalkan waktu makan. Anggota divisi ini harus mampu mengatur persediaan makanan dengan cermat.

Adapun tugas dan jobdesk divisi konsumsi adalah:

Menyiapkan dan mengatur menu makanan serta termasuk menentukan penjadwalannya
Menyediakan makanan untuk panitia, peserta, dan pengisi acara
Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi
Mengurus biaya konsumsi
Menjalin hubungan dengan jasa penyedia makanan
Berkoordinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran

6. Divisi Sponsorship / Dana Usaha

Kemudian ada Divisi Sponsorship atau Dana Usaha (DANUS) yang berkaitan dengan pendanaan acara. Divisi ini memastikan tersedianya dana untuk menyelenggarakan acara.

Tugas divisi ini yang paling utama adalah mencari bantuan dan sponsor yang memberikan suntikan dana dan menjalin kerja sama dengan pihak-pihak tersebut. Lumrahnya divisi ini membuat proposal untuk mengajukan kerja sama dengan pihak tertentu.

Adapun tugas dan jobdesk divisi danus dan sponsorship adalah:

Membuat daftar pihak-pihak mana saja yang akan diajak kerjasama
Membuat proposal sponsorship
Mengajukan proposal sponsorship kepada pihak tertentu
Memikirkan dan merencanakan sumber pendanaan lain yang memberikan pemasukan
Menyambut dengan hangat pihak sponsor bila datang saat hari pelaksanaan acara
Melakukan follow up dana dan usaha baika pre acara maupun pasca acara
Membuat daftar kebutuhan dan anggaran yang nantinya diserahkan dengan divisi lain yang bersangkutan

7. Divisi Korlap

Divisi Koordinator Lapangan (KORLAP) merupakan divisi yang terjun langsung ke lapangan untuk mengondisikan lapangan / tempat acara, mengamankan acara supaya kondusif, termasuk juga mengawasi kinerja tiap panitia supaya tetap searah dengan tugas dan jobdesknya.

Secara tidak langsung Korlap adalah wakil mandat dari Ketua untuk di lapangan secara langsung. Kenapa? karena ketua biasanya duduk di depan bersama pejabat dan tamu lain, jadi secara tidak langsung korlap mengambil alih komando panitia di belakang layar.

Adapun tugas dan jobdesk korlap adalah:

Mengondisikan lapangan / tempat acara supaya bisa dipakai dan kondusif
Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan keamanan acara
Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan acara
Berkoordinasi dengan pihak keamanan seperti satpam untuk penjagaan lokasi acara
Mengawasi setiap kinerja panitia di lapangan / tempat kegiatan ketika acara. Sebab biasanya ketua duduk di depan, maka yang mengambil alih komando sementara adalah korlap (wakilnya ketua di lapangan)

8. Divisi Sekretariat

Divisi Sekretariat atau Kesekretariatan (KESEKRE) merupakan divisi yang bertugas membantu sisi administrasi dan birokrasi supaya acara lancar dan sesuai aturan yang ada.

Adapun tugas dan jobdesk kesekretariatan adalah:

berkoordinasi dan membantu sekretaris panitia terkait surat-menyurat dan administrasi lainnya. Contohnya membuat formulir pendaftaran, Google Docs, Google Spreadsheet dan sebagainya dari membuat - menghimpun data - sampai menyortir dan menyimpan data
menerima pendaftaran secara langsung di posko panitia (sekretariat)
menyiapkan dan menjaga daftar hadir tamu dan peserta acara
bersama divisi konsumsi membagikan makanan dan cemilan sesuai daftar hadir yang ada
divisi yang menjaga semua perlengkapan logistik dan administrasi di markas / posko / sekretariat panitia

Nah itulah divisi-divisi yang wajib ada di kepanitian acara dan kegiatan anda di organisasi mahasiswa, supaya berjalan lancar, efektif dan elegan. Terima kasih