10 Tips Meeting Efektif dalam Perusahaan dan Organisasi

Meeting atau rapat adalah sebuah hal penting yang harus dilakukan dalam mendiskusikan atau musyawarah suatu hal yang memiliki esensi dan urgensi, untuk mencapai tujuan bersama dan kesepakatan bersama.

Kegiatan meeting pasti ada dimana pun, dari tingkat RT, RW, Desa hingga Nasional, organisasi mahasiswa, lembaga, perusahaan hingga perkumpulan pasti perlu adanya meeting. Karena meeting ini diibaratkan hub atau penghubung segala informasi, tujuan dan sebagainya dari berbagai individu / kelompok yang kemudian diolah dan disatukan menjadi kesepakan bersama. Tanpa adanya meeting mustahil kebersamaan akan ada. Jadi, untuk membuat kompak suatu hal perbanyaklah meeting (komunikasi, diskusi, koneksi dan sebagainya).

Oke kita skip jangan terlalu jauh pembahasannya. Nah, dalam melakukan meeting, kita bisa saja  akan menemukan kendala / hambatan ataupun rintangan, baik itu secara teknis maupun isi dari rapat tersebut. Apalagi yang akan melakukan presentasi, menyampaikan maupun memimpin jalannya meeting pastinya perlu kecakapan atau keterampilan supaya bisa berjalan efektif. Terkadang, kalau belum siap dan belum terbiasa, bisa gugup dan membuat jalannya meeting tidak efektif.

Oleh karena itu, inilah 10 Tips supaya meeting efektif dalam perusahaan, organisasi dan sebagainya, yakni sebagai berikut.

1. Persiapan yang Matang

Apapun yang akan kita lakukan, sebaiknya dipersiapkan jauh-jauh hari sebelum pelaksanaan. Baik itu persiapan secara teknis, materi dan sebagainya. Perlu kematangan dan kesiapan yang mumpuni.

Kalau gugup atau belum pernah melakukan meeting sebelumnya (memimpin atau presentasi), coba dipersiapkan dengan latihan-latihan kecil dan sederhana layaknya simulasi meeting. Sehingga, kita mempunyai gambaran apa saja yang akan dan harus dilakukan ketika meeting.

2. Punya Tujuan yang Jelas

Selain persiapan yang matang, kita juga harus mempunyai tujuan yang jelas. Nah, ini berlaku ketika meeting, dimana ketika kita menyampaikan suatu ide, usulan, bahkan suara maka kita harus sampaikan dengan jelas, tidak berbelit-belit ngaler ngidul.

Kalau bisa, sebelum meeting kita sudah membuat poin-poin penting apa saja yang akan disampaikan ataupun didiskusikan dalam meeting. Supaya meeting berjalan efektif dan sesuai waktu yang ditentukan. Selain itu, kita harus sesuai dengan tujuan meeting. Apabila meetingnya membahas tentang perekonomian, maka kita jangan keluar pembahasan. Membahas ekonomi ya bahas ekonomi, jangan sampai membahas hal yang lain yang tidak ada sangkut pautnya.

3. Semangat dan Pendekatan yang Baik

Ini nih poin penting yang akan menghipnotis ataupun mempengaruhi peserta meeting lainnya ketika kita presentasi ataupun menyampaikan pendapat, yakni Semangat dan Pendekatan. Semangat harus tetap dijaga sepanjang jalannya meeting, karena ini akan memberikan respon emosional kepada orang lain. 

Kemudian, pendekatan disini artinya kita mampu mengoneksikan secara emosional dengan seluruh peserta meeting. Kita bersikap terbuka, menerima berbagai pendapat, toleransi, peduli, tidak cuek, dan memperhatikan orang lain yang sedang berbicara ataupun memimpin. Dengan pendekatan yang baik, maka meeting bisa efektif dan memberikan aksi reaksi berupa tanggapan/respon dari orang lain yang senang berdiskusi dengan kita secara emosional.

4. Fokus

Fokus atau konsentrasi ini menjadi hal yang sangat penting ketika meeting. Dengan fokus kita bisa berdiskusi dengan baik, menanggapi suatu hal dengan tepat dan akurat, dan bisa berinteraksi sesuai situasi dan kondisi.

Sangat tidak elegan sekali apabila kita tidak fokus. Karena akan menyebabkan salah tingkah, salah jawab, salah tanggap, bahkan bisa jadi salah paham.

5. Hargai setiap Pendapat dan Masukan

yang namanya meeting pasti ada diskusi. Dimana dalam diskusi pasti ada masukan dari orang lain kepada kita. Maka, kita harus menghargai segala usulan, ide, pendapat, masukan, saran dan sebagainya dari orang lain. Dengan begitu akan cepat menuju kesepakatan bersama. Selain itu, ketika kita berbicara pun akan dihargai pula oleh orang lain.

6. Jangan Terlalu Lama

Maksudnya adalah ketika kita bicara, presentasi dan sebagainya langsung to the point ke hal yang akan dibicarakan tanpa ngaler-ngidul berbelit-belit dan memakan waktu lama. Kemudian, kita perlu mengestimasikan berapa lama waktu kita akan berbicara/presentasi, sehingga meeting bisa berjalan lancar tanpa kehabisan oleh suara kita saja. 

Perlu diperhatikan juga, bahwa meeting itu kan sudah dijadwal, jadi kita bicara jangan terlalu lama, seperlunya saja. Karena, orang lain punya keperluan lain juga disamping meeting. Sehingga kita perlu menghargai waktu, setepat mungkin.

7. Jangan Multitasking

Maksudnya kita jangan mengerjakan semua hal oleh sendiri, coba libatkan orang lain. Begini lebih enak dan efektif. Contohnya, kita yang presentasi, maka yang mengatur soundsystem, makanan, dan sebagainya oleh orang lain. Kebayang kalau oleh sendiri, jadi ribet, kesana kemari, tidak rapih dan tidak profesional. Itu akan menghilangkan jiwa kepemimpinan. Cobalah untuk melibatkan orang lain.

8. Follow up Hasil Keputusan yang Ada

Setelah mencapai keputusan, maka harus meng-follow up atau ada tindaklanjut. Tindaklanjut tersebut bisa berupa memberikan catatan semua hasil keputusan kepada tiap peserta meeting dan sebagainya. Sehingga, semua peserta tetap mengingat hasil keputusan, menerima, dan menjalankannya sebagaimana mestinya.

9. Siapkan Catatan

Apapun dan bagaimana pun kita harus membawa pulpen dan kertas, sehingga siap mencatat apapun yang ada dalam meeting. Tujuannya supaya kita tidak lupa, dan ketika kita bersuara langsung to the point tanpa harus mikir lama-lama dulu, karena kan langsung lihat catatan. Dengan mencatat juga kita sudah menghargai orang lain, supaya kita tidak lupa dengan segala apa pendapat / masukan dari orang lain. Ketika kita lupa, kita bisa langsung lihat catatan, tanpa harus meminta orang tersebut untuk mengulang kembali pendapat atau masukannya itu. Sehingga waktu jadi efektif.

10. Sesi Tanya Jawab harus Ada

Dalam meeting kita perlu mengadakan sesi tanya jawab, karena yang namanya meeting adalah diskusi dan untuk menyelaraskan pandangan dan tujuan. Maksudnya, ketika kita presentasi setelah selesai dilakukan, kita bisa menanyakan apakah sudah cukup, apa ada yang ditanyakan atau belum paham. Jadi, nantinya tidak miskonsepsi dan miskomunikasi, tetap terkoneksi dan mempercepat pada tujuan dan kesepakatan bersama. 

Sesi tanya jawab juga berpengaruh sekali dalam mengaktifkan suasana meeting, melibatkan semua peserta dan cek ombak dalam mencairkan suasana.

Nah, itulah 10 tips supaya meeting efektif dalam perusahaan dan organisasi, semoga bermanfaat.